Política de privacidad

Responsable del tratamiento

Zendalo es un producto en fase beta. El titular todavía no tiene una entidad legal constituida (autónomo o sociedad) — en cuanto exista, publicaremos sus datos identificativos en el Aviso legal. Mientras tanto, puedes escribirnos a info@zendalo.app para cualquier consulta sobre tratamiento de datos.

Roles: negocio (responsable) vs. Zendalo (encargado)

Cada negocio que usa Zendalo es responsable del tratamiento (“controller”) de los datos de sus propios clientes finales: decide qué datos recoge, con qué finalidad y cuánto tiempo los conserva. Zendalo actúa como encargado del tratamiento (“processor”), procesando esos datos únicamente para prestar el servicio (enviar y recibir mensajes, gestionar la agenda) según las instrucciones del negocio. El texto completo del Acuerdo de Encargado de Tratamiento (art. 28 RGPD) está publicado en nuestros Términos de uso.

Aviso especial: datos de salud (art. 9 RGPD)

Si tu negocio es una clínica, fisioterapeuta, centro médico o similar, pueden constituir datos de categoría especial (datos de salud) bajo el artículo 9 del RGPD, sujetos a garantías reforzadas:

• Las notas internas que tú, como propietario del negocio, añadas sobre un cliente.
• El comentario opcional que el propio cliente puede escribir al reservar por WhatsApp (por ejemplo, para describir un motivo de consulta). Zendalo no filtra ni modera este texto — intentamos desalentar que se comparta información médica en el mensaje del bot, pero un cliente puede escribir lo que quiera. Este comentario se guarda junto con la cita, no en el registro técnico de mensajes (ver “Qué datos se almacenan”).

Como responsable del tratamiento, es tu obligación:

• Contar con una base legal específica para tratar estos datos (normalmente, consentimiento explícito del paciente).
• Limitar el acceso a estas notas al personal estrictamente necesario.
• Informar a tus pacientes de cómo tratas sus datos de salud, conforme a tu propia política de privacidad frente a ellos.

Zendalo no valida ni supervisa el contenido de las notas internas ni de los comentarios de clientes — actuamos como encargado técnico, no como responsable de esos datos. Recomendamos consultar con un asesor de protección de datos antes de introducir datos de salud identificables en la plataforma.

Qué datos se almacenan

• Datos de cuenta: nombre, email, contraseña (cifrada) del propietario del negocio.
• Datos del negocio: nombre, zona horaria, servicios, horarios, mensajes personalizados.
• Datos de clientes finales: nombre y número de teléfono facilitados al reservar por WhatsApp, historial de citas, el comentario opcional que el cliente añada al reservar, y notas internas que el propietario del negocio añada manualmente (pueden incluir datos de salud según el tipo de negocio, ver sección anterior).
• Registro técnico de mensajes de WhatsApp: para cada mensaje enviado o recibido guardamos el número de teléfono del cliente, la dirección (entrante/saliente), el tipo de mensaje, identificadores técnicos y el estado de entrega — nunca el texto del mensaje. Sirve para diagnosticar errores de entrega, no para consultar lo que se escribió.
• Estado de la conversación con el bot mientras una reserva está en curso (por ejemplo, el nombre que el cliente va dictando o una nota que está redactando antes de confirmar). Se borra en cuanto la reserva termina o se cancela, y en todo caso a los 7 días de inactividad (ver “Conservación y eliminación de datos”).

Quién procesa los mensajes de WhatsApp (transferencia internacional)

Los mensajes se envían y reciben a través de Twilio Inc., proveedor de la API de WhatsApp Business con sede en Estados Unidos. Twilio actúa como sub-encargado del tratamiento para el envío y recepción de mensajes, lo que implica una transferencia internacional de datos fuera del Espacio Económico Europeo. Esta transferencia se ampara en las Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) de la Comisión Europea, incorporadas en el acuerdo de procesamiento de datos (DPA) de Twilio. Consulta la política de privacidad y el DPA de Twilio para más detalle sobre cómo procesan los datos en tránsito.

Twilio conserva el contenido de cada mensaje en sus propios registros, de forma independiente a los nuestros. Zendalo nunca almacena el texto de tus mensajes (ver “Qué datos se almacenan” más arriba); además, pedimos activamente a Twilio que elimine de sus registros el contenido de cada mensaje enviado o recibido a través de la API de WhatsApp a los 3 días de haberse enviado o recibido. Esta solicitud de borrado se hace por mensaje individual, identificado por su identificador técnico de Twilio, e incluye tanto los mensajes normales del flujo de reserva como las respuestas de error o aviso del asistente. En el caso excepcional de que el envío de una de estas respuestas falle de forma definitiva (por ejemplo, un error de configuración o de red con Twilio) y el mensaje se entregue igualmente mediante un mecanismo de reserva sin identificador técnico propio, esa respuesta en particular no puede incluirse en la solicitud de borrado a los 3 días y permanece sujeta únicamente a la política de retención general de Twilio. En todos los casos, Twilio aplica también su propia política de retención con límites temporales.

Tras cada reserva por WhatsApp, el negocio te envía automáticamente un recordatorio por WhatsApp antes de tu cita. Te avisamos de esto al confirmar la reserva.

Twilio ofrece esta API sobre la infraestructura de Meta (WhatsApp Business Platform). Esto significa que Meta Platforms, Inc., con sede en Estados Unidos, también interviene en el envío y recepción de cada mensaje como proveedor de la red de WhatsApp subyacente, y puede tratar metadatos del mensaje (como el número de teléfono del remitente y el destinatario, y marcas de tiempo de entrega) conforme a su propia política de privacidad de WhatsApp Business. Esta es una transferencia internacional adicional fuera del Espacio Económico Europeo, amparada igualmente en las Cláusulas Contractuales Tipo incorporadas en los términos de WhatsApp Business de Meta.

Monitorización técnica de errores y disponibilidad

Usamos Sentry como subencargado para detectar y resolver errores técnicos del servidor. Solo le enviamos datos técnicos minimizados, como el contexto del error e identificadores internos. No enviamos contenido de mensajes, nombres, teléfonos, emails, cookies, direcciones IP ni parámetros de URL.

Usamos UptimeRobot como subencargado para comprobar periódicamente, desde fuera de nuestra infraestructura, que la aplicación responde. Usamos Healthchecks.io como subencargado para detectar si una de nuestras tareas programadas internas (por ejemplo, el envío de recordatorios o el borrado periódico de datos descrito en “Conservación y eliminación de datos”) deja de ejecutarse. Ambos solo reciben el resumen técnico con contadores que ya generan nuestras propias tareas (por ejemplo, cuántos mensajes se enviaron o eliminaron), nunca nombres, teléfonos, emails ni contenido de mensajes.

Alojamiento, base de datos y pagos

Usamos Supabase (con sede en EE. UU.) como subencargado para la base de datos y la autenticación de usuarios, y Vercel (con sede en EE. UU.; nuestro despliegue no fija una región de alojamiento específica, por lo que usa la región predeterminada de Vercel en EE. UU.) como subencargado de alojamiento de la aplicación web. Ambas transferencias fuera del Espacio Económico Europeo se amparan en las Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) de la Comisión Europea, incorporadas en los acuerdos de procesamiento de datos (DPA) públicos de Supabase y Vercel respectivamente — puedes consultarlos en sus propias páginas legales para el detalle completo.

Para gestionar el pago de tu propia suscripción a Zendalo (no los datos de tus clientes finales) usamos Stripe, con sede en EE. UU., como procesador de pagos: actúa como encargado del tratamiento de tus propios datos de facturación como propietario del negocio, no de los datos de tus clientes finales, que nunca llegan a Stripe. Zendalo no almacena los datos de tu tarjeta, que Stripe procesa directamente. Esta transferencia también se ampara en las Cláusulas Contractuales Tipo (SCCs) de la Comisión Europea, incorporadas en el acuerdo de procesamiento de datos (DPA) público de Stripe.

Si lo indicas al suscribirte, Stripe también almacena tu NIF/CIF y razón social para emitir la factura de tu suscripción conforme a la normativa fiscal española, que exige conservar las facturas emitidas durante el plazo legal aplicable (en general, varios años). Esta base legal es el cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c RGPD), distinta del resto de tus datos de cuenta, que se basan en la ejecución del contrato (ver “Base legal de los datos del propietario del negocio”).

Conservación y eliminación de datos

Los datos de clientes (nombre, teléfono, notas, historial de citas) se conservan mientras el negocio mantenga su cuenta activa, sujeto a las anonimizaciones automáticas por inactividad descritas más abajo. El registro técnico de mensajes de WhatsApp (“Qué datos se almacenan”) se conserva un máximo de 90 días desde el envío o recepción del mensaje, transcurridos los cuales se elimina automáticamente mediante un proceso programado, se haya eliminado o no la cuenta del negocio. En el caso excepcional de que la solicitud de borrado del contenido del mensaje a Twilio (ver “Quién procesa los mensajes de WhatsApp”) falle de forma repetida durante más de 10 días, el registro técnico se elimina igualmente de forma forzosa a los 100 días como máximo, para no retenerlo indefinidamente mientras se resuelve el problema con Twilio. Un propietario puede solicitar la eliminación de un cliente y su historial escribiendo a info@zendalo.app.

Un registro técnico independiente que solo sirve para detectar reenvíos duplicados de un mismo mensaje entrante de WhatsApp (sin contenido, solo un identificador técnico) se elimina automáticamente a los 7 días de su creación, mediante el mismo proceso programado.

El estado de una conversación con el bot de WhatsApp (por ejemplo, una reserva a medio completar) se elimina automáticamente a los 7 días de inactividad si el cliente no ha vuelto a escribir, mediante el mismo proceso programado.

Transcurridos 12 meses desde la fecha de una cita, sus datos identificativos (nombre y teléfono del cliente, y las notas asociadas) se anonimizan automáticamente mediante el mismo proceso programado — se sustituyen por un valor genérico no identificable, conservando únicamente el servicio, la fecha/hora y el estado de la cita para que las estadísticas del negocio (reservas, cancelaciones, no-shows) sigan siendo correctas. De igual forma, la ficha de un cliente (nombre y teléfono) se anonimiza si no ha tenido ninguna cita en los últimos 12 meses.

Las solicitudes de contacto (“leads”) generadas a través del formulario de la web se eliminan automáticamente pasados 6 meses desde su creación si la persona no ha llegado a registrarse, y también en cuanto su email coincide con el de una cuenta de negocio ya registrada, independientemente de la antigüedad de la solicitud. Esto no afecta a la ficha de contacto que se crea automáticamente al darte de alta como propietario de un negocio, que se conserva como parte de tu cuenta mientras esa cuenta exista; si el registro nunca se completó (por ejemplo, el email de verificación nunca se confirmó), esa ficha se elimina con el mismo plazo de 6 meses que las solicitudes de contacto.

Al eliminar una cuenta de negocio, esta se marca como eliminada de inmediato y deja de estar accesible u operativa (no se pueden recibir nuevas reservas ni acceder al panel). Sus servicios, horarios, citas, clientes y registros de mensajes asociados, junto con la cuenta de acceso del propietario, se eliminan de forma permanente e irreversible pasados 90 días desde la solicitud de baja, mediante el mismo proceso programado. Este margen existe únicamente para poder revertir una baja accidental si el propietario nos escribe a tiempo; durante ese periodo los datos no se muestran ni se usan para ningún otro fin. La ficha de contacto (“lead”) creada a nombre del propietario al registrarse se elimina en el momento de la baja, no al cabo de los 90 días.

El NIF/CIF, la razón social y los datos de facturación almacenados en Stripe (ver “Alojamiento, base de datos y pagos”) no se eliminan automáticamente al dar de baja tu cuenta — se conservan mientras lo exija la normativa fiscal española sobre conservación de facturas. Si necesitas que se eliminen antes de que ese plazo legal termine, escríbenos a info@zendalo.app y valoraremos la solicitud conforme a esa misma normativa.

Tus derechos

Puedes solicitar acceso, rectificación, eliminación o exportación de tus datos, o de los datos de tus clientes que gestionas a través de la plataforma, escribiendo a info@zendalo.app. Si consideras que no hemos atendido correctamente tu solicitud, tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), a través de www.aepd.es.

Base legal de los datos del propietario del negocio

Tratamos tus datos de cuenta (nombre, email, contraseña) y de facturación como propietario de un negocio dado de alta en Zendalo con base en la ejecución del contrato de prestación de servicio que aceptas al registrarte (artículo 6.1.b RGPD) — son los datos mínimos necesarios para darte acceso a la plataforma y gestionar tu suscripción. Si nos escribes a info@zendalo.app, tratamos tu consulta con base en nuestro interés legítimo en responderte (artículo 6.1.f RGPD).

Cookies

Zendalo únicamente utiliza cookies técnicas estrictamente necesarias para mantener tu sesión iniciada en el panel de negocio. No utilizamos cookies de publicidad ni de seguimiento personal de ningún tipo, por lo que no se requiere tu consentimiento previo para las cookies técnicas (artículo 22 LSSI).

El sitio web público (landing, esta página) utiliza Vercel Web Analytics para conocer el número de visitas y las páginas más consultadas. Esta herramienta no utiliza cookies ni almacena identificadores persistentes en tu dispositivo: genera un hash anónimo que cambia cada día a partir de la dirección IP y otras señales de la petición, sin guardar la IP original, de forma que no es posible identificarte ni seguir tu actividad entre días distintos. Al no usar cookies ni almacenar datos en tu dispositivo, no se requiere tu consentimiento previo para esta medición (el breve procesamiento de la IP para generar el hash se basa en nuestro interés legítimo en conocer el uso del sitio). Vercel ya figura como encargado del tratamiento más arriba (alojamiento); esta es una función adicional del mismo proveedor. Las páginas del panel de negocio (/dashboard, /admin) y los enlaces de confirmación de cuenta (/auth/*) están explícitamente excluidos de esta medición.